Annonce
Ugeavisen Varde

Skriv mails og beskeder så du altid får svar

Lad være med at skrive alt for lange mails. Beskeden skal gerne kunne læses inden for et enkelt skærmbillede, lyder rådet fra Anette Grønning. Arkivfoto: Ólafur Steinar Gestsson/Ritzau Scanpix
Når andre modtager dine beskeder, skal det stå helt klart, hvad du gerne vil opnå, og hvad du forventer af modtageren.

Du skal bruge hjælp til en opgave og har skudt en hurtig mail afsted. Og så begynder ventetiden.

Efter lang tids tavshed i den anden ende sender du måske en påmindelse. Og du begynder at overveje, om du kan have generet den anden. Du genlæser din mail. Var den mon uhøflig?

Sandsynligvis ikke, men du kan have begået nogle klassiske fejl. Og ved at justere din kommunikation en smule kan du øge chancen for at få svar.

Annonce

Generelt skal du gøre dig klart, hvad du gerne vil med din mail eller besked. Og så skal du lade det skinne klart igennem - hele vejen.

Det fortæller Anette Grønning, som er lektor på Institut for Kulturvidenskaber ved Syddansk Universitet og forsker i blandt andet mailkommunikation.

Stiller man kun ét spørgsmål, så får man som regel svar.

Anette Grønning


Den klare intention skal sættes allerede i emnefeltet.

- Mange trykker bare "svar" på en gammel mailtråd uden at rette emnefeltet, og så handler det pludselig om noget helt andet, siger Anette Grønning og fortsætter:

- Skriv klart og præcist, hvorfor du sender mailen. Og hvad du forventer, at modtageren skal gøre.

Her kan du gøre brug af det, Anette Grønning kalder turoverdragelse. Det betyder, at du eksplicit i mailen sender stafetten videre. Det kan du gøre ved at skrive, "hvad tænker du?", eller "vil du svare på denne?"

Det er også en fordel, hvis der er mange modtagere, så man ved, hvem der forventes at reagere.

- Man kan også være lidt fræk og skrive: "Hvis jeg ikke hører noget fra jer, regner jeg med, at det er et ja". Så gør man det klart, at tavsheden faktisk betyder noget, siger Anette Grønning.

Sæt dig i modtagerens sted

Når du skal skrive en god besked, handler det om at sætte dig i modtagerens sted, siger Malene Rydahl, som tidligere har siddet i en ledende stilling inden for virksomhedskommunikation og har skrevet bogen "Svar udbedes".

Modtageren skal bruge tid på din mail, så inden du trykker afsend, skylder du dem at overveje, hvad du vil, hvor meget det fylder, og hvad der skal komme ud af det.

- Vi glemmer også ofte at "connecte" med det menneske, der skal modtage vores besked, siger hun.

Det vil sige, at hvis din mail er upersonlig og lugter af en skabelontekst, som er skudt afsted til flere, så er det ikke sikkert, at modtageren prioriterer den.

Anette Grønning har i sin forskning observeret, at jo flere spørgsmål du stiller i en mail, jo færre svar får du. Hold dig derfor gerne til et enkelt.

- Stiller man kun ét spørgsmål, så får man som regel svar. Men det skal også være stillet som et spørgsmål, for ofte sætter vi ikke engang spørgsmålstegn, siger hun.

Stiller du flere spørgsmål på en gang, så kan du til gengæld øge din chance for at få svar betydeligt, hvis du nummererer dine spørgsmål eller stiller dem op i punktform, siger Anette Grønning.

Et sidste fif til at undgå radiotavshed er ganske enkelt at gøre det let for andre at svare - også selv om det ikke er det svar, du håber på.

- Det er en god idé at gøre udvejen nem for andre. Så de nemt kan sige nej, i stedet for at det bliver til et ikkesvar, siger Malene Rydahl.

De fleste vil nemlig hellere modtage et "nej tak" end slet ikke noget svar.

Derfor svarer vi ikke

Hovedårsagen til nonrespons - altså manglende svar - er en blanding af travlhed og alt for mange beskeder, som man hurtigt glemmer igen.

I to ud af tre tilfælde er det manglende svar ikke personligt motiveret. Det handler primært om manglende tid og overblik.

Når folk venter med at svare, er det ikke nødvendigvis et tegn på, at de er ligeglade. Faktisk kan det forholde sig helt omvendt: at man tager sig tid for at få formuleret den helt rigtige besked.

En ud af ti indrømmer, at de ikke svarer af frygt for at skulle sige nej. Nogle mener faktisk, at et ikkesvar er det samme som en afvisning.

Næsten et ud af fem ikkesvar skyldes, at vi ikke ved, hvad vi skal svare. Det skyldes ofte misforståelser eller en uklar besked.

/ritzau fokus/

Annonce
Annonce
Ugeavisen Varde

4. november: Den gode tone - er det en menneskeret eller censur

Annonce
Annonce
Ugeavisen Varde

Kornsnogen Pippi er kæledægge hjemme hos familien Hansen

Annonce
Forsiden netop nu
Ugeavisen Varde

De spreder hygge: Vestjyder fortæller for hinanden i udgave nummer 30

Ugeavisen Varde

Hendes mor var til gys og gru - nu fører Linnea halloweentraditionerne videre i familien

Ugeavisen Varde

Lokal forening skabte opmærksomhed om nichesport: Fik byrådspolitikerne til at krydse klinger

Ugeavisen Varde

Halloween-hus i Oksbøl: Det tager familier en halv time at gå forbi den hjemsøgte forhave

Ugeavisen Varde

Louis Nielsen holder åbningsfest til Late Night

Ugeavisen Varde

Kirsten og Anna vil hjælpe børn i hele Varde Kommune: Men de mangler frivillige hjælpere, der vil gøre en forskel

Ugeavisen Varde

Konfirmationskjoler og inspirationsmesse i Smedeværkstedet

Ugeavisen Varde

Små halloweenkunstnere har pyntet butikkerne

Ugeavisen Varde

Kæmpe halloween-arrangement i Varde Sommerland: Tag familien med ud i mørket og bliv skræmt for livet

Ugeavisen Varde

Kæmpe Outrup-græskar er blandt landets største: Sådan bar folkene bag sig ad

Ugeavisen Varde

Bål, hygge eller overnatning: Oplev naturen i vintermørke

Ugeavisen Varde

Nu står det nye lægehus i Varde Syd klar til brug: Nu kan du få tid ved lægen, samme dag, du ringer

Ugeavisen Varde

Halloween bliver fejret i Varde: Politikerløb, livemusik og sene åbningstider

Ugeavisen Varde

Nybolig Nr. Nebel får lokalt ansigt som ny leder

Ugeavisen Varde

Lad os styrke og værne om vores ungdom

Ugeavisen Varde

Der er besparelsespotentiale i Varde Kommune

Ugeavisen Varde

Vi skal genoplive livet på plejehjemmene

Ugeavisen Varde

Lad os investere mere i oldekoller og andre bofællesskaber for seniorer

Ugeavisen Varde

Findes den politiske vilje til at ændre markant for bedre pleje og arbejdsforhold?

Ugeavisen Varde

Jeg vil have Vestkystvejen udvidet ud til Outrup

Ugeavisen Varde

Borgere med handicap - og deres familier - skal ikke kæmpe for at få hjælp

Annonce